Entrevistas
Com o intuito de esclarecer e pontuar expectativas dos membros do projeto em relação ao sistema a ser desenvolvido, o time realizou entrevistas com as partes interessadas que detinham de mais experiência do projeto, buscando conhecer diferentes pontos de vista. As entrevistas foram mistas, de forma que houvesse perguntas pré-estabelecidas de acordo com a função de cada entrevistado, mas também houvesse a oportunidade de explorar os assuntos abordados de acordo com dúvidas que surgiam ao longo das respostas obtidas. As perguntas foram preparadas pensando em incluir informações que partiam desde o entendimento do que é o projeto e o seu contexto, seus problemas e dificuldades até como os entrevistados acreditam que a plataforma pode ajudá-los a melhorar o funcionamento da iniciativa.
Entrevista #1 - Luísa, Diretora de RH do Projeto
Realizada em 23/03/2018 por Bernardo, Clarissa e Felipe e transcrita integralmente.
Clarissa: Qual o seu nome e qual o seu cargo dentro do projeto?
Luísa: Luísa Próspero, e eu sou diretora de RH.
Clarissa: Quais as principais atividades realizadas dentro do seu cargo?
Luísa: Nós fazemos processo seletivo e gestão de pessoas.
Clarissa: Quem são os membros internos do seu setor?
Luísa: A Natália, ela me auxilia, como acessora de RH.
Clarissa: Quais as principais dificuldades encontradas no dia-a-dia das atividades realizadas no seu setor?
Luísa: Entrar em contato com os membros de forma eficiente.
Clarissa: Na sua visão, o que é e quais os objetivos do Projeto Cascata?
Luísa: O Projeto Cascata é um projeto que visa atingir os alunos de escolas públicas para que eles tenham chances iguais de ingressar no ensino superior. A gente foca em aulas para propulsionar os conhecimentos deles para as provas de ingresso no ensino superior.
Clarissa: Quais são as diferentes funções exercidas pelos membros do projeto?
Luísa: Você tem os membros que se encarregam de dar aulas, que nós chamamos de professores. Eles também geralmente trabalham dentro da parte interna. Nós separamos a parte externa, que envolve o contato com os alunos e a parte interna que são os membros que fazem o projeto andar, digamos assim. Dentro da parte interna você tem a separação de RH, administrativo, conteúdo, pedagogia e marketing. O RH gere todos os membros, a pedagogia gere os alunos. Ela faz o mesmo papel que o RH, mas em relação aos membros alunos do projeto. O Conteúdo organiza, alinhado com MEC e toda a estrutura organizacional que a gente tem no Brasil. O administrativo-financeiro faz a parte administrativa e o marketing faz a divulgação do projeto.
Felipe: Sobre o Conteúdo, você disse que eles gerenciam os conteúdos a serem ministrados. Isso inclui o material das aulas e coisas assim?
Luísa: Eles determinam o que precisa ser dado, mas quem determina o material em si é o professor.
Clarissa: Como é feito o registro de frequência dos membros internos atualmente?
Luísa: Ele é feito para aplicar as penalidades de acordo com o estatuto. Mas são vistas apenas as faltas, não as presenças.
Clarissa: Como são transmitidas notícias e informações entre os membros internos?
Luísa: Whatsapp e às vezes e-mail.
Felipe: Agora vão ser feitas algumas perguntas sobre como a plataforma pode ajudar e o que você está esperando dela. Como você espera que a plataforma melhore o funcionamento do projeto, de uma forma geral?
Luísa: Calma, essa pergunta é complicada [risos]. Atualmente a gente não tem uma boa forma de estar em contato com os alunos em algo mais do projeto. A gente tem um pouco de dificuldade nesse sentido, e eu acho que essa é a principal ajuda que isso pode trazer para a gente, porque a parte externa é muito carente nesse quesito de ter uma comunicação mais focada.
Felipe: E como você espera que a plataforma possa melhorar o seu trabalho e o trabalho no seu setor, em específico?
Luísa: Acho que uma forma de divulgar o nosso processo seletivo interno e um melhor controle dos membros e faltas, como eu estava falando antes. Acho que pra minha área é mais isso.
Felipe: Como seria esse melhor controle?
Luísa: Controle de frequência, de penalidades talvez.
Bernardo: Comunicação, entre só os membros que fazem parte do projeto?
Luísa: Isso também, mas eu não sei se isso é muito... se isso é um escopo muito grande.
Felipe: Você disse que tem penalidades para as pessoas que faltam. Que tipos de penalidades?
Luísa: Elas levam advertências e suspensões, dependendo da gravidade da falta da atividade.
Felipe: Seria interessante então ter um sistema de controle de pessoas que estão advertidas ou suspensas?
Luísa: Sim, seria. Porque chega um limite em que a pessoa é desligada, então se você tem um controle você vai saber mais como entrar em contato com a pessoa, se ela estiver muito perto disso. Porque às vezes isso pode atrapalhar um pouco na comunicação. Quando você tem um controle melhor disso você pode saber melhor como focar nessa pessoa, para trazê-la de volta para dentro do projeto.
Bernardo: Existe algum lugar falando sobre essas regras, os níveis de advertência?
Luísa: Sim, no nosso estatuto.
Felipe: No geral, que funcionalidades você consideraria essenciais?
Luísa: Acho que uma parte de informações seria importante. E uma parte para os alunos, mais exclusiva, também seria interessante.
Bernardo: O que você quer dizer com "uma parte para os alunos"?
Luísa: Uma parte onde eles possam saber o que a gente está dando, mais ou menos. Mas não para todo mundo.
Clarissa: Uma coisa como se fosse só para os alunos, que eles precisassem estar logados para poder ver?
Luísa: É, ou alguma coisa parecida com isso.
Felipe: E dentro desse contexto, quais funções que você exerceria dentro dessa plataforma?
Luísa: Acho que controle de frequência, eu não sei muito bem como funcionaria.
Bernardo: Que informações você acharia importante de se ter relacionadas aos membros, para a sua gerência? Matrícula interna, nome, CPF, e-mail?
Luísa: A gente tem um banco de dados com todas essas informações, então seria legal poder alocar isso dentro da plataforma em si. Para não ficar muito desconexo.
Felipe: Bom, acho que essas eram nossas perguntas. Você pode dizer se tiver alguma dúvida para a gente também.
Luísa: Não... eu sou leiga nesses assuntos, gente. [risos]
Clarissa: Tem alguma coisa que você ache importante que a gente saiba, para fazer a plataforma?
Luísa: Alguma coisa importante? Acho que não.
Clarissa: Tudo bem então, muito obrigada, Luísa. [Fim da Gravação]
Entrevista #2 - Lorena, Diretora de Pedagogia do Projeto e Professora
Realizada em 23/03/2018 por Bernardo, Clarissa e Felipe e transcrita integralmente.
Clarissa: Qual o seu nome e qual o seu cargo dentro do projeto?
Lorena: Lorena, sou diretora de pedagogia e professora de física.
Clarissa: O que é e quais são os objetivos do Projeto Cascata?
Lorena: O projeto é para auxiliar na desigualdade no ensino da rede pública para a rede privada, proporcionar uma educação melhor para quem não tem condição.
Clarissa: Quais são as principais atividades realizadas dentro do seu cargo?
Lorena: Tudo que envolve o aluno. Desde o processo seletivo do aluno, dos termos de adesão, termos de divulgação da imagem deles, caso necessário, a parte de conduta.
Clarissa: Quem são os membros internos do seu setor?
Lorena: Neste momento, o Lucas e o Pedro.
Felipe: O que eles fazem? Quais as funções de um membro interno do seu setor?
Lorena: Até então tudo que nós fizemos foi em conjunto, nós fizemos as mesmas coisas, então não ficou tipo "você vai fazer isso, você vai fazer aquilo".
Clarissa: Quais são as principais dificuldades encontradas no dia-a-dia nas atividades do seu setor?
Lorena: A falta de experiência para fazer esses termos que a gente tem que procurar semelhantes, a gente não é muito bom nessa parte de direito administrativo, enfim. E também o processo seletivo de alunos, de como fazer a escolha de alunos.
Felipe: Como é feito o processo seletivo de alunos atualmente?
Lorena: A primeira vez que nós fizemos, bem no início, não houve seleção. Foi apenas: quem tivesse interesse em participar, podia participar, só que assim teve uma evasão muito grande. Da segunda vez nós tentamos fazer uma prova, só que não deu muito certo. Então, estávamos pensando em fazer uma entrevista e também ter um contato maior com o pai, porque antes a gente só pedia a assinatura do aluno para ele participar, agora a gente quer que os pais também participem desse processo.
Clarissa: Como é feito o registro de frequência de alunos atualmente?
Lorena: Chamada oral quando dava tempo, ou passando a folha para os alunos assinarem. Mas a maioria das vezes é chamada oral mesmo, e aí no final do dia a gente passava para uma planilha no Drive.
Clarissa: Como são transmitidas notícias e informações para os alunos?
Lorena: Facebook [risos]. Grupo do Facebook, na maioria das vezes.
Clarissa: Como são organizados os materiais de cada disciplina atualmente?
Lorena: Cada professor organiza o que vai dar. No início do semestre a gente fez uma divisão do conteúdo, se programou pro ano inteiro e aí cada um dava o seu conteúdo de acordo com o que foi planejado.
Clarissa: Mas aí cada professor tem o conteúdo que posta em algum lugar para os alunos terem acesso, certo?
Lorena: Isso.
Felipe: Agora a gente tem algumas outras perguntas que estão um pouco mais relacionadas a plataforma que a gente pretende introduzir. Como você espera que a plataforma vai melhorar o funcionamento do projeto de uma forma geral?
Lorena: Eu acho que tem que ser para simplificar. No momento a gente não tem nada muito concreto sobre como fazer as coisas e acho que ficou muito livre pra todo mundo fazer da forma que é mais conveniente para si, só que a forma como um faz às vezes não é mais conveniente para o outro. Eu acho que talvez determinando um meio só para fazer cada coisa facilita.
Felipe: Tornar algo mais metódico?
Lorena: Isso.
Felipe: Como você espera que ela melhore para você, para as suas funções, especificamente?
Lorena: Registro de faltas, presença dos alunos. É o meu maior terror, de verdade. [risos]
Felipe: Qual a maior dificuldade que tem atualmente com o registro de faltas?
Lorena: Deixando cada um fazendo ficava muito difícil para atualizar no final. Às vezes a gente esquece mesmo, ou então acabava acumulando assim, de repente tinha que fazer o registro do mês inteiro. Ou então quando a gente passava a folha para assinar, a gente nunca tinha controle de quem estava assinando para o amiguinho e sempre tinha muito mais gente assinado do que gente na sala, coisas do gênero. E a gente também não conseguia disponibilizar essa informação para os alunos, era difícil dar esse feedback.
Felipe: E o que vocês já tentaram fazer para melhorar isso, além da chamada oral?
Lorena: A gente começou a divulgar o percentual de faltas e falando que eles não poderiam continuar efetivamente no projeto, e com o passar do tempo foi dando certo, quem tinha menos de 75% de presença ou não tinha o termo assinado realmente não estava mais frequentando o projeto. O problema maior era a dificuldade da chamada.
Felipe: A chamada era feita em cada aula?
Lorena: Não. Aí entrou mais um problema. No início era, só que acabava tomando muito tempo porque a turma era muito grande, aí no final ficou só o último professor fazia. Aí acontecia de um pessoal sair mais cedo por causa do ônibus, e a gente tinha que ficar de olho porque eram muitas exceções e não estava dando certo.
Felipe: Mas você acha que organizando outras coisas do processo seletivo, como você disse antes, o processo seletivo estava muito aberto e vocês estavam tendo muitos problemas de evasão, melhorando esse processo isso resolveria o problema?
Lorena: Isso. Eu acho que diminui a quantidade de alunos e aumenta a quantidade de alunos interessados. A evasão fica menor, fica melhor de gerenciar isso.
Felipe: O que você consideraria mais essencial de uma forma geral para ter em uma versão inicial do sistema?
Lorena: Para mim, eu queria ter um lugar para lançar as presenças e, eu realmente não entendo nada de software nem a viabilidade das coisas, se eu puder pegar todos os termos de adesão e puder digitalizar e deixar tudo isso anexado ou se cada aluno tivesse um perfil e eu pudesse ver a situação do termo dele, as presenças. Queria poder publicar avisos, notícias, essas coisas.
Felipe: Só mais uma coisa, você acha que os alunos deveriam conseguir acessar a própria presença e o que mais eles poderiam fazer no site?
Lorena: Acho que seria legal também se eles pudessem justificar faltas de maneira formalizada. Também tem alguns alunos que pedem declarações de participação do projeto, se tivesse algum lugar para fazer isso automaticamente seria legal.
Felipe: Entendi. É isso então, muito obrigado pela ajuda.
Lorena: Imagina, qualquer dúvida pode me procurar.
Clarissa: Obrigada, Lorena. [Fim da gravação]
Entrevista #3 - Jessica, Diretora Administrativa
Realizada em 24/03/2018 por Clarissa e Felipe e transcrita integralmente.
Clarissa: Qual seu nome e qual seu cargo dentro do Projeto Cascata?
Jessica: Meu nome é Jessica, e atualmente eu sou Diretora Administrativa do Projeto Cascata.
Clarissa: Quais as principais atividades realizadas dentro do seu cargo?
Jessica: A Diretoria Administrativa fica responsável pelos gastos financeiros, realização de atas, de documentos, fiscalização do projeto de forma geral, ver se estão todos de acordo e se tem conhecimento do Estatuto. Também a parte de legalização do Projeto diante dos setores externos como UnB ou qualquer outro vínculo de patrocínio externo. Documentação, então, qualquer documentação de membros, entrega de certificados, tudo isso é responsabilidade da Diretoria Administrativa. Todo e qualquer relatório das atividades do projeto, das reuniões, é responsabilidade da Diretoria Administrativa-Financeira.
Clarissa: Quem são os membros internos do seu setor?
Jessica: Os membros internos do meu setor me auxiliam nas atas, na documentação, caso seja necessário alguma assinatura de professor, ou entregar alguma documentação. Também na parte de elaboração de documentos mais simples, e atividades que exigem menor rigor. Eles me auxiliaram na criação do Estatuto, e desempenham as atividades que não necessitam de um grau de conhecimento muito alto.
Clarissa: Quais as principais dificuldades encontradas no dia-a-dia das atividades realizadas no seu setor?
Jessica: A transparência para os outros setores. Como a gente fica responsável por essa parte da legalização do projeto, em relação aos outros órgãos, então os outros membros não tem noção de a que pé estão essas coisas. Por exemplo, eu tive que insistir para que todos tivessem conhecimento do estatuto, essas coisas deveriam ser implícitas. Algums membros estavam perdidos sobre a questão de projeto de extensão, então eu tinha que fazer um papel bem manual mesmo de ter que falar com um por um de coisas que seriam simples, que eu acredito que poderiam ser melhoradas nessa parte de comunicação com os outros.
Clarissa: Agora sobre o projeto em si. Na sua visão, o que é e quais os objetivos do Projeto Cascata?
Jessica: O Projeto Cascata é uma iniciativa voluntária de alunos do ensino superior que fornecem meios e ajuda para os alunos do ensino médio, alunos de baixa renda que necessitam de apoio educacional, para eles conseguirem ter acesso ao ensino superior gratuito e de qualidade. Na minha visão os objetivos do Projeto Cascata são esses. Como eu participei da criação dele, essa foi a premissa do Projeto Cascata, era uma iniciativa totalmente voluntária para fornecer aulas de reforço e aulas preparatórias para os exames de acesso ao ensino superior.
Clarissa: Quais as diferentes funções exercidas pelos membros do Projeto?
Jessica: O Projeto atualmente é dividido em atividades internas e externas. A gente tem a Diretoria Administrativa-Financeira, Diretoria de RH, Diretoria de Marketing, Diretoria de Conteúdo e de Pedagogia. E a Presidência. Eu já falei da Administrativa-Financeira. o RH cuida da parte de processo seletivo e o controle efetividade dos membros, se eles estão participando e sendo frequentes às atividades do projeto. Isso também inclui os professores, então o RH também cuida dessa presença dos professores em sala. Acaba que os professores tem uma carga maior de envolvimento com o projeto, porque eles ficam tanto na parte externa quanto interna. O marketing é encarregado da publicação das atividades do projeto, então ele cuida da atividade visual, identidade visual do projeto. Então os cartazes, imagens, divulgação dos processos seletivos isso é atividade do Marketing. A Pedagogia controla basicamente os alunos, então ela é responsável pelo controle de alunos, quantidade de alunos, processo seletivo dos alunos. A Presidência fica encarregada de manter a sinergia dos membros e das diretorias. A Diretoria de Conteúdo fica responsável pela elaboração de provas, elaboração do cronograma de aulas. Os professores elaboram o que vão dar em sala, mas a ementa das matérias é responsabilidade da Diretoria de Conteúdo. Impressão de material também, as provas, apostilas, o material de apoio, a criação do material de apoio, isso é o pessoal do Conteúdo que é responsável.
Felipe: Agora nós vamos fazer algumas perguntas sobre a plataforma e as suas expectativas sobre ela. Pra começar, como você espera que a plataforma melhore o funcionamento do projeto?
Jessica: O que eu espero da plataforma? Que melhore a comunicação entre os membros, no quesito de transparência, eu acho que isso é fundamental. Eu acho que a presença é um fator fundamental, tanto interna quanto externamente. Isso vai ser extremamente importante para os membros terem essa noção da presença deles, de membros e alunos. Outra coisa também, como a palavra chave é transparência, que os alunos tenham uma plataforma exclusiva do Projeto para terem acesso a conteúdo, ao desempenho deles, para melhorar a parte de comunicação entre os membros, tanto interno quanto externo.
Felipe: E como você espera que ela seja capaz de melhorar o seu trabalho no projeto, especificamente?
Jessica: Acredito que seria fundamental na plataforma essa parte de notícias. Eu gostaria muito que tivesse um meio de atualização de notícias. Vou falar de modo geral como eu imagino a plataforma. Você entra com um login, e esse login vai dizer se você é aluno ou membro interno, então já faz uma filtragem. Com esse filtro você já realiza uma separação de informação. Por exemplo, não é de interesse do aluno saber, digamos, sobre informações de reunião. Então quando você faz esse login, você entra, o aluno vai receber notícias que cabem a ele, como aluno. E os outros membros receberão essas notícias como cabem a eles. Isso eu acredito que seja fundamental. E de modo geral, seria nesse quesito mesmo de poder filtrar as informações, as notícias. Por exemplo, o aluno já teria a disponibilidade de baixar os arquivos, baixar as provas, ver sua quantidade de faltas. Outra coisa que imaginei que não estaria fora de escopo seria um "faltômetro". Conforme os professores forem atualizando essas chamadas dos alunos iria aparecer lá quantas faltas ele já tem, e faria o cálculo do quanto ele ainda pode ter de faltas. Como um sistema de sinais, verde, amarelo e vermelho. Você não pode faltar mais, então sinal vermelho. Você ainda tem direito a duas faltas, sinal amarelo, por exemplo. E você não faltou nada, verde. E isso também voltado pros membros. Por exemplo, você está há tantos dias fora das suas atividades. E aí quem poderia fazer essa manutenação seriam os diretores, porque os diretores que ficam responsáveis por essas chamadas. E o RH ficaria responsável pela chamada de um modo geral, por atualizar essas informações. Eu acredito que de um modo geral seria isso, para não ficar uma plataforma com muitas peculiaridades.
Felipe: Quais funções você deverá ter dentro da plataforma?
Jessica: Como eu sou uma das pessoas com mais responsabilidades dentro do projeto, que tenta manter a equipe unida e informada sobre tudo, eu acredito que grande parte da manutenção do site vá ficar comigo e com o pessoal do Marketing. Justamente atualizando essas informações dos membros internos, informações no geral, eu acredito que isso vá acabar caindo nas mãos e na responsabilidade do pessoal do Administrativo. Na verdade eu até prefiro que seja assim, que esteja na mão do Administrativo para poder manusear e com o RH para ter essas outras finalidades, de penalidade mesmo.
Clarissa: Então haveria um administrador do site que, nesse caso, seria você?
Jessica: Eu acredito que o administrador do site seriam duas pessoas responsáveis por manusear essas informações. Eu falo agora assumindo essa responsabilidade, mas é claro que ela também poderia ser repassada para outras pessoas. Mas para não virar uma bagunça de todo mundo ter direito a mexer, deveria ser limitado. Ter uma ou duas, três pessoas no máximo para manusear essas informações. Até porque, se você deixar para mais, você tem muita inconsistência de informação, outras pessoas podem manipular essas informações, o que não é de interesse. Então sim, teria um administrador.
Clarissa: Entendi. Então o presidente, quais funções ele teria dentro da plataforma? Seria algo no mesmo nível de um diretor?
Jessica: O Presidente na verdade é só um nome figurativo, mas ele tem as mesmas funções, os mesmos direitos e deveres dos outros diretores. A maior responsabilidade de manutenção da plataforma deveria, deve e será do Presidente. Se ele não conseguir atualizar essas funções sozinho, caberá a ele designar função para os outros membros. Mas como eu disse, é ideal que não passe de três administradores na plataforma.
Clarissa: Tem mais alguma coisa que você acha relevante nos dizer e que nós podemos ter deixado passar nas perguntas?
Jessica: Não não. Acho que foi abordada a minha ideia.
Clarissa: Ok. Muito obrigada, Jessica!
Felipe: Obrigado, Jessica! [Fim da Gravação]